Corona als katalysator
Corona als katalysator
En plotseling veranderde onze manier van werken totaal. De deuren van de Universiteit Leiden gingen dicht. Samenkomen in groepen kon niet meer. De werkplek verhuisde naar de studeer-, huis- of slaapkamer. Activiteiten gingen van fysiek naar virtueel. Bij sommige geplande SOZ-activiteiten zorgde de coronapandemie voor een versnelling. Over het nieuwe leren en werken, online introductieweken en het verdwijnen van bureaucratie.
Snel naar:
Functioneel Beheer
‘Thuiswerken was onontkoombaar’
Thuiswerken was een thema dat al langer bovenaan de agenda stond van de afdeling Functioneel Beheer van SOZ. Er waren nieuwe laptops aangeschaft en er waren al minder fysieke plekken dan medewerkers. Dus de infrastructuur lag er. Maar de daadwerkelijke overstap ging schoorvoetend. Eind maart 2020 was de overstap onontkoombaar.
“Gezien de omstandigheden hebben we snel kunnen omschakelen”, zegt Gerrit Vooijs, hoofd Functioneel Beheer. Voor medewerkers van SOZ was er al veel beschikbaar en geïmplementeerd. Voor het onderwijs moest er heel snel worden geschakeld. Er werd al deels online lesgegeven, maar dat moest plotseling op grote schaal gebeuren. Denk bijvoorbeeld aan het introduceren van nieuwe systemen bij docenten, het doen van privacy checks en het regelen van autorisaties. Vooijs: “Er was ook een kwantitatieve uitdaging – het creëren van voldoende mogelijkheden om colleges te verzorgen en teammeetings te houden -, maar die lag gelukkig ook bij aanbieders als Microsoft en Kaltura, en later bij Zoom. Er was in 2020 een ‘wildgroei’ van slimme digitale toepassingen op de faculteiten. Die hebben we getracht te stroomlijnen. In 2021 hebben Zoom en Kaltura het online onderwijs een grote stap vooruit geholpen.”
Het nieuwe werken
‘Hybride werken zal nu de norm worden’
Voor studenten is het anders. Die hebben behoefte aan samenzijn, stelt Vooijs. “Maar ook daar zullen meer colleges digitaal worden aangeboden, zeker als het om zenden van informatie gaat. Colleges met veel interactie zullen op locatie blijven. Daar wil je elkaar soms echt in de ogen kunnen kijken.”
Introductieweken
‘We waren nog nooit op zoveel locaties tegelijk’
Alle draaiboeken – gebaseerd op vijftig jaar ervaring – konden de prullenbak in. Geen duizenden nieuwe studenten die Leiden en Den Haag zouden overstromen in augustus. Maar wat dan wel? Al vroeg werd gekozen voor een online introductieprogramma, met – als het zou mogen – een beetje fysiek.
Dat het anders zou zijn dan anders was in april 2020 al duidelijk. “Je wil dat nieuwe studenten een zachte landing maken en goede start hebben”, zegt Anna de Keijzer, teamleider Introductieweken. “En normaal gesproken heb je allerlei plannen en ligt een raamwerk klaar met draaiboeken die uitgevoerd kunnen worden. Maar het raamwerk moest opnieuw gecreëerd worden, met heel veel coronabeperkingen.” De nieuwe ‘spelregels’ waren onderwerp van gesprek tussen College van Bestuur, gemeente Leiden en SOZ.
Coronaproof voetbal en boottochtje
Universiteit Leiden telt drie introductieweken: El Cid voor nieuwe studenten in Leiden, OWL voor buitenlandse studenten en HOP voor studenten in Den Haag. Maar buitenlandse studenten waren er in augustus nauwelijks. Zij die er wel waren, konden een uitgekleed vijfdaags programma volgen met heel veilige activiteiten, zoals een coronaproof boottochtje en ‘bubblevoetbal’.
Online platform
Voor de El Cidweek en de HOP is gekozen voor een groot online platform met activiteiten. Het platform bood studenten allerlei informatie, evenementen en online vermaak. Zo konden studenten alvast online kennis maken met hun faculteit en studiegenoten, meedoen aan een online kookshow, studentenquiz en bingo en konden ze door middel van een kieswijzer erachter komen of een studentenvereniging, studievereniging of vrijwilligersorganisatie iets voor hen zou zijn. En op een van de introductiedagen konden nieuwe studenten naar Leiden of Den Haag om, verdeeld in kleine groepjes, een aantal specifieke onderdelen van de normale introductieweek mee te maken.
Blijvertje
“Het online-platform is een blijvertje”, zegt De Keijzer. “Dat platform is in een paar maanden vanaf de basis opgebouwd en diende als voorbeeld voor veel andere studentensteden. Online is een mooie aanvulling op wat er fysiek gebeurt. Blokkenschema’s bieden overzicht. Online inschrijven op evenementen is efficiënt. En het heeft er ook voor gezorgd dat we nog nooit op zoveel locaties tegelijk waren: studentenkamers dienden als introductielocatie, OWL was wereldwijd.”
Communicatie
Hoe doe je dat: communiceren over studeren in tijden van corona?
Zeker in de eerste maanden van de coronacrisis veranderde er bijna wekelijks iets in de richtlijnen van de Rijksoverheid. Hoe vertaalde de Universiteit Leiden die richtlijnen naar het geven van colleges, de toegang tot gebouwen en het thuis studeren?
“SOZ Communicatie ondersteunde vooral”, vertelt Remco Zeedijk, teamleider Communicatie. “Het directe contact met de studenten lag bij de faculteiten en de opleidingen. Wij waren vooral betrokken bij de informatievoorziening met betrekking tot remote teaching en het thuis studeren. Dat gebeurde in twee talen, want ook buitenlandse studenten moesten natuurlijk geïnformeerd worden.”
‘Er kwam een ‘coronahotline’ voor vragen van studenten.’
Website en coronahotline
Op de studentenwebsite kwam een dossier met de coronamaatregelen onder de titel Studeren in tijden van corona. Daarnaast kwam er de ‘coronahotline’, een telefoonnummer waarmee studenten met vragen over coronamaatregelen direct op de juiste plek terecht kwamen. Ook waren er veelgestelde vragen, die doorlopend geactualiseerd werden.
5.636.923 paginaweergaves
Zeedijk: “In 2020 is het dossier Studeren in tijden van corona 126.000 keer weergegeven. Daarmee voorzag het duidelijk in een behoefte. Vooral de pagina met FAQ’s was populair. Zet je het echter af tegen het totale bezoek aan de studentenwebsite, dan valt het mee. Die telde in 2020 in totaal 5.636.923 paginaweergaves, een toename van twaalf procent ten opzichte van 2019.”
Centre for innovation
‘De bureaucratie was ineens verdwenen’
Snel inspelen op veranderende omstandigheden, het kan dus wel. “De eerste maanden van 2020 waren voor ons als het Centre for Innovation een geweldige tijd”, vertelt directeur Michelle Olmstead.
Hybride leren en blended learning stonden al lang hoog op de agenda van het Centre for Innovation. Maar van idee naar toepassing duurde bij dergelijke innovaties tot voor kort ongeveer twee jaar. In maart 2020 was binnen de Universiteit Leiden de urgentie voor digitaal werken ineens zo groot dat er razendsnel werd opgeschaald. Olmstead: “Plotseling was de bureaucratie verdwenen. Contact leggen met andere afdelingen ging gemakkelijker en voorstellen voor online en blended onderwijs werden razendsnel geïmplementeerd.”
De pilot voorbij
Dat begon met een verbinding met de Helpdesk ICT Shared Service Centre om de uitgangspunten voor thuiswerken te bepalen. Er kwamen trainingen voor het gebruik van Microsoft Teams en het videoplatform Kaltura. Ook andere instrumenten om thuis te werken ontstegen razendsnel de status van pilot.
‘Digitaal werken is een blijvertje.’
Digitaal werken is een blijvertje, verwacht Olmstead. “Er is gebrek aan ruimte, er is gebrek aan huisvesting, het kan de druk op docenten verlichten en het is bovendien duurzamer.” De jaren 2020 en 2021 hebben het Centre for Innovation veel gebracht, het heeft ons bijvoorbeeld veel zichtbaarder gemaakt, zegt Olmstead. “Medewerkers weten ons nu te vinden.”
