Alles anders voor studenten over de grens
Alles anders voor studenten over de grens
Covid-19 had grote impact op Nederlandse studenten die naar het buitenland wilden en buitenlandse studenten die in Nederland waren. Werk aan de winkel voor de medewerkers die studentmobiliteit mogelijk maken.
Snel naar:
Housing Office
Lege kamers door corona
Studenten die tijdelijk in het buitenland zouden gaan studeren en hun huur al hadden opgezegd. Buitenlandse studenten die naar Leiden of Den Haag zouden komen en al een huurcontract hadden afgesloten. De chaos in maart 2020 had groot effect op de ongeveer duizend kamers die de Universiteit Leiden beschikbaar heeft voor buitenlandse studenten.
‘We hebben geprobeerd de kamers die vrij kwamen te vullen met studenten die hun huur al hadden opgezegd om te gaan studeren in het buitenland.’
Enorme urgentie
“Normaal zijn we ingesteld op twee piekmomenten: januari en september. Nu kwam er vanaf maart 2020 een piek bij, die drie maanden duurde”, vertelt Judith Jongenelen, medewerker Housing Office. De urgentie was enorm. “Er waren studenten die hun huur per direct wilden opzeggen, omdat ze anders hun vlucht naar huis niet konden betalen.”
Leegstand
De verminderde instroom van buitenlandse studenten zorgde in het tweede kwartaal van 2020 voor leegstand. Op het hoogtepunt van de crisis stonden er zo’n vierhonderd kamers leeg. Jongenelen: “We hebben geprobeerd de kamers die vrij kwamen te vullen met studenten die hun huur al hadden opgezegd om te gaan studeren in het buitenland.”
Voor september 2020 waren er minder aanmeldingen van buitenlandse studenten. En de studenten die wel kwamen, kwamen later. “De introductieweken waren overwegend online, dus de meeste studenten kwamen pas in september. We hebben de huurperiode later laten ingaan.”
Sleutel ophalen
Wat niet hoefde te worden aangepast, was de manier van werken. “We deden al veel digitaal, zoals dienstverlening en het ondertekenen van contracten. Het enige wat fysiek was en blijft, is het ophalen van de sleutel.”
Scholarships
Puzzelen met buitenlandse beurzen
Buitenlandse studenten die in Nederland gaan studeren doen dat vaak met een beurs. En ook voor Nederlandse studenten die voor hun studie naar het buitenland gaan is een beurs beschikbaar. Maar wat als studenten vanwege omstandigheden niet naar Nederland kunnen komen? Wat als zij terug willen naar hun thuisland? Loopt zo’n beurs dan door? Covid-19 zorgde voor nieuwe vragen bij het Scholarships-team.
Idealiter hebben alle beurzen dezelfde regels, vertelt Mariëlle van Es, teamleider Scholarships. Dat maakt een snelle afhandeling van grote aantallen mogelijk. Maar de beurzenverstrekkers zijn divers en de voorwaarden dus ook. “Universiteit Leiden biedt beurzen aan, maar er zijn ook diverse externe beursverstrekkers. Iedere beurs heeft haar eigen regels. Daarnaast verschilde de situatie per student. Zo waren er studenten die niet naar het buitenland gingen, maar wel kosten hadden gemaakt. Denk hierbij aan de huur die al vooruitbetaald was of tickets die niet meer geannuleerd konden worden. Er waren ook studenten die niet naar Nederland kwamen, maar wel een huurcontract hadden. Het was een complexe puzzel.”
Maatwerk
Voor Erasmusstudenten maakte de Europese Commissie de regels. Die regels zijn behoorlijk strikt. Daarop zijn de regels voor andere beurzen vervolgens gebaseerd, vertelt Van Es. “We hebben per student gekeken wat ze wel of niet vergoed kregen. Maakte een student extra kosten om terug te komen, dan kon dat vergoed worden als er bewijs aangeleverd kon worden dat die extra kosten noodzakelijk waren. Daarnaast moest de student bewijs aanleveren dat de kosten niet gedekt werden door de verzekering of reisorganisatie. Die kosten werden vervolgens verrekend met de resterende beurs. Maatwerk dus.”
Intensiever contact
Dat maatwerk zorgde ervoor dat het contact soms behoorlijk persoonlijk werd. Van Es: “Als je vijfhonderd studenten hebt die een gestandaardiseerde aanvraag doen, dan is het contact vaak anoniem. Maar als iemand vastzit in het buitenland en heel graag terug naar huis wil, is dat veel intensiever.”
Zo transparant mogelijk
De winst van deze periode is dat verantwoordelijkheden inmiddels goed zijn beschreven. Wat is de verantwoordelijkheid van de beursverstrekker, wat van de universiteit en wat van de student zelf? Ook de informatieverstrekking is inmiddels verbeterd. Van Es: “We willen zo transparant mogelijk zijn. De voorwaarden en veelgestelde vragen zijn per beurs aangepast naar de nieuwe situatie en te lezen op internet.”
Light variant Warm Welcome Service
Online Study Abroad Festival
Door het coronavirus was veel onzeker, en dat gold zeker voor de mogelijkheden om in het buitenland te studeren. Toch had in oktober het inmiddels traditionele Study Abroad Festival (SAF) plaats, waar studenten zich kunnen oriënteren op studiemogelijkheden in het buitenland. Enkele honderden studenten volgden online een of meer sessies: van algemene informatie tot studentenpanels en sessies per faculteit en opleiding. Het voordeel van zo’n online variant? Je kunt alles terugkijken.
Mobility Management
Alle reisinformatie van studenten op één plek
Waar zitten op welk moment de studenten die een deel van de studie in het buitenland volgen? Het antwoord op die vraag was tot voor kort niet eenvoudig te geven. Door de coronacrisis raakte het proces om beter zicht te krijgen op waar studenten zich bevonden in een stroomversnelling.
Studenten die via een uitwisselingsprogramma naar het buitenland gaan, zijn over het algemeen goed in beeld bij de universiteit, maar sommige studenten regelen hun verblijf zelf, bijvoorbeeld omdat ze een stage hebben gevonden waarvoor ze pas achteraf studiepunten vragen. Vaak meldde een student de reis wel bij een stagecoördinator, maar met zeven faculteiten en een veelvoud aan opleidingen was dat voornamelijk decentraal geregeld.
Versnipperde informatie
Dat duidelijkheid over reizen belangrijk is, bleek wel bij de start van de pandemie. “De versnipperde reisinformatie van studenten maakte het lastig hen terug te halen”, vertelt Marieke te Booij, hoofd afdeling International Relations.
‘In het nieuwe systeem hebben alle overeenkomsten met partneruniversiteiten een plek gekregen.’
In 2021 zijn de implementatie en livegang van mobility management gevierd met bubbels achter de laptop.
Zorgplicht
In het nieuwe systeem hebben alle overeenkomsten met partneruniversiteiten een plek gekregen. Er wordt ook een koppeling gemaakt met beurzen, zoals de Erasmus+-beurs. Te Booij: “Als universiteit hebben we een zorgplicht. Daaraan kunnen we alleen voldoen als we weten waar studenten zich bevinden en wanneer. De vraag aan studentbegeleiders is: zorg dat studenten zich registreren als ze naar het buitenland gaan. De boodschap aan studenten zal blijven: als jij niet laat weten waar je bent, kunnen we je niet helpen in geval van nood.”
Admissions Office
Digitale diplomacheck
De student uit het buitenland die in Leiden of Den Haag wil studeren moet de eerder behaalde diploma’s laten zien. Het Admissions Office beoordeelt vervolgens of het niveau voldoende is voor toelating. Maar wat als studenten door corona hun diploma niet kunnen krijgen? Of niet bij hun documenten kunnen komen?
Het Admissions Office verwerkt alle toelatingsverzoeken van studenten die niet direct toelaatbaar zijn en vraagt voor internationale studenten van buiten Europa visa en verblijfsvergunningen aan. Michelle in het Veld, hoofd Admissions Office stelt dat het aantal aanmeldingen van buiten Nederland in 2020 niet is afgenomen. “De internationale populatie wil graag in Leiden studeren. Eventueel online.” Wel is het aantal aanmeldingen van studenten van buiten Europa, die afhankelijk zijn van een visum of verblijfsvergunning afgenomen: van 700 in 2019 naar 400 in 2020.
Oordeel vellen
De uitdaging voor het Admissions Office was dat in veel landen geen examens werden afgenomen. Of dat scholen waren gesloten, waardoor documenten niet toegankelijk waren. “We zijn per land gaan kijken wat daar gebeurde. Konden we iets met de gegevens die we wel kregen? Konden we daarop het oordeel vellen of iemand kon starten?”
Voorheen stuurde een student zijn documenten per aangetekende post. Later ging bijna alles digitaal, en moest de student slechts zijn diploma per post sturen. Inmiddels is er een portaal waar studenten alle documenten kunnen uploaden. In het Veld: “Er zijn steeds meer organisaties die schoolprestaties en diploma’s registeren. Die weten we nu te vinden. En natuurlijk willen we fraude voorkomen: daar heeft de afdeling een training in gehad. Je moet de kennis in huis hebben om kritisch te kijken naar wat je binnen krijgt. De contacten die we in 2020 en 2021 hebben gelegd en nieuwe werkwijzen zijn ook waardevol voor de toekomst.”
Lastiger proces
Ook visa en verblijfsvergunningen worden geregeld via het Admissions Office. In het Veld: “Daar was het aantal aanvragen fors minder. Een visum aanvragen ging zoals voorheen en de Immigratie en Naturalisatiedienst gaf studenten langer de tijd om naar Nederland te reizen. Toch was het ook lastig: ambassades gingen dicht, dus konden studenten geen afspraken maken om hun visum op te halen. Of studenten mochten hun land niet uit.”
Het spreekuur voor studenten van buiten Europa die in Nederland studeren is normaal fysiek, maar in 2020 en 2021 digitaal. Aankomende visumstudenten konden er terecht. In het Veld: “Dat waren vaak studenten die een lastiger proces ingingen. Zo konden wij hen helpen de juiste route te vinden. Dat we ons werk zijn blijven doen ondanks de extra uitdagingen maakt me supertrots.”
